Espaços Colaborativos vs Privacidade

Privacidade vs Colaboração

Segundo a pesquisadora Dr. Donna Flynn, diretoria da WorkSpace Futures da Steelcase, o ritmo natural para colaboração ocorre em algumas etapas:

  • As pessoas se concentram sozinhas ou em duplas para gerar ideias ou processar informações;
  • Se reúnem em grupo para trabalhar com base nessas ideias ou desenvolver um ponto de vista comum;
  • Por fim se separam de novo para dar os próximos passos.

Quanto mais exigentes os esforços de colaboração, mais os indivíduos precisam intercala-los com momentos de tempo privado para pensar ou se reenergizar. O desafio está em equilibrar o ponto entre o espaço público e o privado. Em uma pesquisa realizada pela SteelCase, indica ser crescente o número de pessoas que não tem acesso a lugares silenciosos para se concentrar em tarefas difíceis.

Trabalhar em casa tem sido uma das soluções, no entanto, gera uma série de outros problemas como desconexão cultural, redução da qualidade e quantidade da passagem de conhecimento, redução do engajamento além da dificuldade de gerar a colaboração.

Sendo assim, após realizado um amplo estudo em grandes empresas na Ásia, América do Norte e Europa, chegou-se a uma nova percepção sobre a natureza da privacidade e estratégias para permitir que os funcionários deem uma escapada sem ir embora.

Redefinindo a Privacidade no Trabalho

Os pressupostos básicos quanto a privacidade possui duas dimensões:

Controle da Informação: Diz respeito ao controle da informação. Quem precisa acessar esses arquivos? Onde posso ter uma conversa confidencial sem ser ouvido? Posso ler um artigo ou checar meu facebook em minha mesa sem temer que as pessoas pensam que estou perdendo tempo? E se não quisermos que nossos colegas de trabalho saibam sobre nossas informações pessoais?

Controle do estímulo: Essa dimensão abrange os ruídos e outras distrações que quebram a concentração ou inibem a capacidade de se concentrar. É importante ressaltar que o controle do estímulo é mais variável e idiossincrático do que o controle da informação, uma vez que aquilo que é agradável e reconfortante para um (como por exemplo uma música de fundo) pode não ser para o outro.

Os Modos Básicos de Atenção segundo a Neurociência

Fundamentalmente para a neurociência existem três modos básicos de atenção. A necessidade de controlar o estímulo quando nos alternamos entre os três modos significa que precisamos de espaços de trabalho variados, que proporcionem maior ou menor privacidade, encontrando o equilíbrio adequado entre social e privado, oferecendo espaços que melhorem os três modos. Os 3 três modos básicos são:

  1. Atenção controlada: Quando trabalhamos em uma tarefa complicada, que exige intensa concentração.
  2. Atenção Voltada para Estímulo: Quando trabalhamos em algo no qual mudamos de foco de acordo com o que atrai nossa atenção. (Como por exemplo quando estamos checando os e-mails, paramos vemos algo na internet, voltamos ao e-mail etc)
  3. Rejuvenescimento: Diz respeito as pausas que fazemos ao longo do dia para descansar da concentração.

Estratégias Organizacionais de Privacidade

A privacidade não compromete a colaboração, na verdade, melhorando a privacidade, você pode enriquecer e fortalecer as atividades colaborativas. Muitas são as estratégias que as empresas podem usar, mas o sucesso de qualquer uma delas depende de uma cultura de apoio que de aos funcionários o controle sobre onde e como eles trabalham e como gerenciam sua privacidade.

Algumas estratégias exigem investimento em novos tipos de espaço, mas outras requerem apenas pequenas reconfigurações, juntamente com mudanças comportamentais e culturais. Aqui estão quatro opções eficazes sugeridas pela Steelcase:

  1. Protocolos: Estabelecimento de regras que definam os comportamentos aceitáveis em relação a privacidade;
  2. Sinalização: Sinais adotados pelos próprios funcionários para comunicar seus requisitos de privacidade.
  3. Planejamento estratégico do espaço: Abordagens preliminares de design para acomodar necessidades de privacidade.
  4. Ecossistema de espaços: Possuir um ecossistema de espaços permitindo que as pessoas escolham onde e como querem fazer seu trabalho. Estes ambientes mostram os melhores resultados.

Fonte: Revista Harvard Business Review, out 2014.

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